图文档及知识管理系统 提升档案工作效率 促进资料及知识共享复用

金慧图文档案及知识库管理系统,主要面向设计院、工程公司等相关企业,以设计图纸及工程文档为核心,涵盖规章制度、标准规范、产品构件、作品集、方案集、典型案例、问题集等方面内容。


先进的档案及知识管理技术,一方面满足企业对于电子及实物档案管理的需求,实现电子档案自动归档收集,减少档案的验收、整编、及日常管理等较为具体琐碎的工作;另一方面,为企业提供了一个资料信息、知识信息共享的平台,通过对各类档案及业务数据加以分析、整理、编研,从而形成企业自己的知识库体系,将成果更好的进行传播和赋能具体的业务领域。

金慧图文档及知识库产品主要为各公司解决以下核心问题
图文档管理员归档工作量大的问题

图文档库中的档案类型繁多,每一种档案类型对应的电子档案、纸质档案数量更 是庞大。图档人员若需要手工对这些档案进行逐条录入归档,需要占用大量的工作时间。


日常管理无方向的问题

解决线下浏览、借阅、下载申请凌乱,以及日常管理中鉴定销毁、各种数据统计无头绪的问题。

资料集中管理的问题

企业的大量知识,分散保存在个人电脑内,甚至个人的头脑中,公 司资料凌乱存放,需要时却找不到, 找到又发现版本不统一,不知道以哪个为准。


资料集中共享的问题

技术团队没有积累,不断重复,做“ 发明车轮” 工作,造成企业成本增加,或者机密技术文件,因为传播不善,造成泄密。

市场部门做一份公司宣传册,到处找不到公司历史或者现场活动的图片。销售部同事撰写标书文件,没有基础可以参照, 从头一字一句的写, 完成后发现体系却不符合要求。


资料复用传递的问题

关键员工离职,因为没有详细的知识备份,或者把相关资料带走,公司业务、文档、重要数据,客户资源深受 影响,“ 骨干” 离职后,损失往往难以弥补。新员工入职,一时间无从下手,不知道阅读学习哪些内容,很难熟悉公司进入状态。

公司跨地域管理, 组织中的各个部门、办事处或子公司在地理上分散,导致信息共享困难,协同办公效率低下,总部已经发布的产品手册,分公司还迟迟没有获取。

工作繁忙,人力资源部门难以组织成段时间培训、建立学习型组织。

长期以来,执行师傅带徒弟的培养方式“ 传帮带”,推广范围小,容易形成帮派,各部门均有专家成员,但业务经验无法公开的共享。

产品特点
符合档案管理标准

严格遵循国家制定的档案标准和有关档案工作的行业标准、规章制度以及传统的档案管理模式。

多种归档方式,确保资源全面入库

支持两种收集归档方式:自动归档(通过智能流程实现)和手工归 档(档案管理员手工实现)。自动归档的来源可以是综合办公、人力资源、项目管理等。

界面更加美观、操作更加便捷

经过更新、迭代,不断地在界面美观性以及操作易用性上进行改革与 创新,不断贴合档案人员的操作习惯,真正使得档案人员能够通过我们的产品,进行准确、高效、愉快地工作。

强大的查询检索能力

支持多条件的复杂查询以及全文检索的功能,系统可以根据对查询条件以及关键字的搜索, 快速定位相关文档和知识点,同时支持在线浏览功能。。

较强的系统集成性

本产品中收集的文档和知识数据可来源于其他业务系统,同时这些文档和知识数据是其他业务系统知识信息的来源, 能够与其他业务系统进行关联,在具体的业务流程中实现知识赋能,实现文档及知识要素的推送机制。

应用价值
提高效率,降低成本

图文档系统给档案管理员带来最明显的价值就是提高了档案管理的工作效率,降低了档案管理部门的工作强度,这也是最直观的。

在过去手工管理时,企业档案管理部门所从事的所有工作,包括档案收集、验收、整编、档案日常管理等较为具体琐碎的工作,都必须通过手工操作来完成,工作效率较低且比较容易出问题。信息系统的介入,就会减少手工作业产生 的录入、统计、查询等方面的繁杂的计算工作,从而缩短了工作时间,提高了运作效率,降低了企业的人力成本。

便于知识共享与复用

图文档系统给企业其他员工带来最明显的价值就是为他们提供了一个企业 资料信息、知识信息共享的平台。企业员工可以随时、随地方便地查找自己所需要的相关资料信息。

促进形成企业自己的知识库体系

档案管理员以及其他相关人员可以对企业已归档的数据加以分析、整理、编研,从而形成企业自己的知识库体系,将成果更好的进行传播和利用。

功能框架
核心功能简介
收集整编

提供自动归档、手工归档两种档案收集整编方式。自动归档通过智能流程能将设计项目管理系统、协同设计、图纸收集打印系统中的数据与图文档案系统自动对应、关联,大大减少档案管理人员的收集整编工作量。

档案管理

提供电子和实物两类档案的日常管理功能:归档文件管理、电子实物关系管理、借阅管理、鉴定管理、销毁管理、封存管理及库房管理等,同时也提供多种便捷性功能:结构批量录入、附件批量挂接、档案复制、档案移动、档案属性批量修改等,将档案日常管理工作变得更加便捷、有序。

统计分析

包括对档案管理部门内部工作的统计及对档案利用情况的统计,如:档案收进情况统计、档案借阅情况统计等等。

档案利用

提供全文检索、高级检索和分类检索三类检索功能,实现档案的快速搜索,支持档案在线浏览,档案借阅和下载。

知识赋能

将企业收集、管理的各类型档案内容及其他知识内容进行统一的标签化梳理,形成知识的共享、发布、搜索、应用体系。


风险管理

对企业生产、经营、人事、财务等风险信息收集、识别与评估,积累形成企业风险知识库,支撑企业业务端,到全过程审批流程,再到企业风险预警机制的可视化、流程化、自动化风险管理。


问题应答

对企业在生产经营、项目建设等过程曾经产生的问题、过失和错误进行问题收集,梳理问题原因、解决措施、预防手段等内容,形成问题知识库,并对业务环节和作业流程提供必要提示和帮助。


流程分析

企业历史管理经验与知识管理体系深度融合,通过运行分析和运行反馈机制,实现对流程流转效率统计分析,使企业从更高视角审视自身管理状态,找到薄弱环节,持续改进。

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